Résumé de la réunion du 14 février 2002 à l’Assemblée Nationale

Réunion n° 7

Le président de séance, Stéphane PUSATERI, distribue la liste des organisations inscrites à la réunion, un exemplaire des fiches individuelles des dites organisations, pour relecture et corrections, et un synoptique résumant ces fiches.

Il rappelle que trois sujets sont à l’ordre du jour :

-1- Exposé des représentants de la CNIL

-2- Relecture commune et approbation des statuts

-3- Exposé du représentant de l’APEC sur les modalités d’hébergement de la base de données

-1- Exposé des représentants de la CNIL

La loi du 3 janvier 1978 fait obligation aux gestionnaires de bases de données (bdd) de déclarer l’existence des bases. Voir à ce sujet le formulaire distribué en séance, formulaire accessible sur le site de la CNIL à l’URL http://www.cnil.fr/ , et téléchargeable.

La CNIL veut préserver les droits individuels des citoyens et sa mission n’est pas de protéger les bdd elles-mêmes.

Deux cas de figure sont à distinguer pour ce qui est de la future bdd du groupement :

-A-Transfert d’une bdd appartenant à une des associations membres : la personne nommée doit être informée du transfert, en sus des contraintes de gestion que la loi impose à l’association elle-même (information, consultation, correction, suppression). Dans ce cas, il convient de vérifier que l’association a déclaré sa propre bdd et fourni à ses adhérents les explications nécessaires sur la nature et le but du transfert.

Attention à bien distinguer :

-a- le transfert de données collectées dans le cadre d’une adhésion à une association (il est possible de fournir ou rappeler les informations légales à chaque adhésion) , et

-b- le transfert de données concernant dans anciens non adhérents (il est difficile et coûteux de communiquer les informations légales), les données des deux origines étant généralement agrégées dans les annuaires.

-B- Insertion directe d’une personne dans la bdd (ce qui semble sans objet dans le cadre étudié)

Le pouvoir de la CNIL se limite au droit de « dénonciation ».

A noter que la manière la plus claire et la plus simple de présenter les informations légales et de dire leurs droits aux personnes est de leur faire compléter un questionnaire avec réponses oui/non.

Il est conseillé de faire apparaître la formule suivante en bas des fiches de renseignements de vos diplômés.

« J’accepte que les informations de cette fiche figurent dans le fichier automatisé de l’Association, dans l’annuaire et dans le fichier des anciens élèves et diplômés de grandes écoles et de l’enseignement supérieur et soient communiquées à des tiers par l’Association. A défaut de réponse de ma part dans le mois qui suit l’envoi de ce courrier, l’Association considérera que je suis d’accord pour figurer dans le fichier, dans l’annuaire de l’Association et dans le fichier des anciens élèves et diplômés des grandes écoles et de l’enseignement supérieur. Fichier enregistré à la CNIL N°

Diffusion à des tiers autres que le fichier des anciens élèves et diplômés de grandes écoles et de l’Enseignement supérieur : OUI / / NON / / »

Pour ce qui est des opérations de collecte de données par scannage d’annuaires pratiquées par des sociétés à vocation commerciales, opérations qui ont déclenché la réaction des composantes actuelles du groupement en constitution, la CNIL confirme leur illégalité. La CNIL ne peut agir à l’encontre des dites sociétés, et ne peut que :

-a- saisir le Parquet

-b- laisser agir les associations dont l’annuaire a été ainsi détourné

-1bis-Débats suite à cet exposé…

La question posée, sur le fond, est « comment faire pour concurrencer ces sociétés sur leur propre terrain, dans l’intérêt des anciens élèves eux-mêmes ?».

La réponse du Groupement est la constitution d’une bdd offrant à ses utilisateurs, entreprises et cabinets de recrutement, un information à la fois :

-a/ la plus à jour possible (actualisation 1 fois par semaine pour les associations les plus structurées, à 4 fois par an au minimum pour les autres) et

-b/ « garantie » par les associations membres.

La problématique s’étend, de l’avis de divers participants, aux thèmes suivants :

-Quelle serait la « force commerciale » du Groupement ? Les cabinets seront informés par e-mail et par courrier de l’existence de la base et des ses avantages (centralisation, fraîcheur de l’information).

-Quel sont l’impact et la représentativité des associations actuellement impliquées ?

-Comment faire pour les augmenter, en particulier en y intéressant les écoles en tête de liste (groupe dit des 23, ex-groupe des 16) ?

-Comment le Groupement pourra-t-il montrer à ses clients, et en particulier aux cabinets de recrutement, son savoir-faire : échantillonnage, ou abonnement d’essai gratuit ? Dans la première phase il est retenu un accès réglementé gratuit jusqu’à la fin de la phase test et un nombre significatif de coordonnées de diplômés.

-Comment obtenir des offres d’emploi de la part des entreprises (et gérer l’existence de cette offre vis à vis des associations membres) ?

-Comment rémunérer les associations pour la mise à disposition de leur propre bdd ?

-2- Relecture commune et approbation des statuts

Le président de séance distribue la dernière version à jour du projet de statuts et en effectue la lecture.

Les points suivants (les interventions sur les aspects typographiques du document, bien que légitimes, ne sont pas reprises ici) font l’objet de questions, débats et/ou de retouches immédiates au texte :

-a-Objet-

Il est précisé qu’il s’agit de regrouper « des associations…et de diplômés de l’enseignement supérieur ».

Rien ne dit que les associations regroupées ont au moins obligation de nourrir le Groupement de leur propre bdd : s’il est prévu que « la mise à disposition….fait l’objet d’une convention », rien ne stipule la nécessité de la dite convention. Cette obligation figure désormais dans les statuts.

La rédaction actuelle de l’objet est centrée sur la formulation de moyens et laisse inexprimée la raison d’être du Groupement, qui consiste à soutenir, par tous les moyens possibles, et en particulier ceux qui sont mentionnés plus bas, les associations membres dans leurs actions en faveur de la notoriété de leurs anciens élèves ou diplômés sur le marché du travail. Or cette rédaction a été adoptée pour éviter d’être trop général et concilier les points de vues exprimés antérieurement. Quel équilibre définitif trouver ?

-b-Organes de fonctionnement : droits de vote en AG-

La règle un membre/une voix est discutée : faut-il pondérer les droits de vote par les effectifs des associations ? Plutôt pas.

La possibilité offerte à des Fédérations d’associations d’adhérer pourrait engendrer des dérives du fait de la possibilité de « créer » des Fédérations pour accroître le poids d’une école ou d’un établissement dans les votes ; le montant des cotisations à verser pourrait réguler le système…

Pas d’obligation de quorum pour les AGO.

-c-Organes de fonctionnement : conseil d’administration-

« En cas de difficultés , la majorité qualifiée des voix est requise. »

-c-Organes de fonctionnement : bureau-

« Le bureau…..du Président-Délégué Général, du Secrétaire… »

-d-Dissolution du Groupement-

Suppression de la clause de la majorité des deux tiers.

-e-Règlement intérieur-

Suppression de la formulation de sa raison d’être, pour supprimer la possibilité d’en faire des « contre-statuts » inaccessibles aux adhérents.

Pour répondre aux interrogations de certains participants sur le montant des contre-parties garanties par le groupement en compensation de la mise à disposition de la bdd de l’association qu’ils représentent, il est décidé que le règlement intérieur contiendra une convention type.

-2bis- Conclusions opérationnelles

En conclusion, le président de séance rappelle l’urgence à franchir cette étape.

Une nouvelle édition des statuts, prenant en compte les modifications décidées/acceptées en séance va être mise en ligne sur le site pour que chacun des participants puisse effectuer une ultime relecture et formuler ses derniers souhaits de retouche.

La version distribuée à la prochaine séance devra faire l’objet d’engagements et non de nouvelles discussions.

-3-Exposé du représentant de l’APEC sur les modalités d’hébergement de la base de données

Le représentant de l’APEC donne des informations générales sur les modifications récentes du site APEC, qui fonctionne depuis peu comme un portail, et sur l’impact de ces changements sur sa fréquentation.

Aller à l’URL http://www.apec.asso.fr/index.jsp

L’APEC est intéressée à mettre en ligne la bdd du Groupement, qui en deviendrait partenaire au même titre que Job 50 ou Bourse A l’emploi.

Pour visualiser le mode de présentation des ces deux partenaires, aller à l’URL http://www.apec.fr/recruteurs/index.jsp et cliquer sur le bouton <partenaires> en bas de page à gauche.

Y figure actuellement une esquisse de ce que pourrait être la mention du Groupement :

Associations d'anciens élèves des grandes écoles et universités

L'Apec offre la possibilité à ses clients de diffuser leurs offres d'emploi auprès des Associations d'anciens élèves d'Écoles et Universités partenaires.

-3bis-Débats et décisions suite à cet exposé…

Un problème technique est à résoudre : comment faire pour définir le format d’exportation des bdd composantes pour qu’elles puissent être chargées dans une bdd unique gérée par l’APEC, qui a ses contraintes et ses choix ?

Il n’est a priori pas nécessaire de modifier les bdd existantes dans les associations, sous réserve bien sûr :

-a-qu’elles contiennent les données attendues par la bdd commune,

-b-qu’elle possèdent une fonction d’exportation.

Il est décidé de constituer une petite commission regroupant des volontaires disponibles pour y travailler dans les bureaux de l’APEC.

Une liste est constituée :

Geneviève BOUCHE – Dauphine

Jean-Michel HUET – Esc Reims

Jean-Pierre DESTHUILLIERS – Ensica

Sylvie FINAS-PERDON - Ipag

Frédéric PARESY – Esc Troyes

Yuehan LU – ESCI

Certains représentants d’association disent envisager de profiter de cette opportunité pour faire évoluer, voire reprendre leur propre bdd.

-4-Prochaine réunion le : Jeudi 7 mars

A l’ordre du jour :

- Adoption définitive des statuts et signature par les personnes dûment habilitées par leur association, école ou établissements de l’Enseignement Supérieur

- Elaboration du cahier des charges pour les transferts de données